Le vice-recteur de Polynésie française

Vu la loi n°83-634 du 13 juillet 1983 modifiée, ensemble loi n°84-16 du 11 janvier 1984 ; décret n°86-83 du 17 janvier 1986 ; arrêté du 27 juin 2011 instituant des commissions consultatives paritaires compétentes à l'égard de certains agents contractuels exerçant leurs fonctions au sein du ministère chargé de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports ; règlement intérieur type annexé établi en application de l'article 21 de l’arrêté du 27 juin 2011

ARRÊTE

Article 1 - Le règlement intérieur de la commission consultative paritaire compétente à l'égard de certains agents contractuels exerçant des fonctions d'enseignement, d'éducation, de psychologue de l'éducation nationale au sein des écoles publiques et des établissements publics d'enseignement de Polynésie française, ci-annexé, est approuvé.

Article 2 - Le secrétaire général du vice-rectorat de Polynésie française est chargé de l'exécution du présent arrêté qui sera publié aux Journal officiel de la Polynésie française.

Article 3 - Le secrétaire général du vice-rectorat de Polynésie française est chargé de l'exécution du présent arrêté qui sera publié au Journal Officiel de la Polynésie française.

Fait à Papeete, le 23 février 2023

Le vice-recteur de Polynésie française
Thierry TERRET

Annexe

Règlement intérieur de commission consultative paritaire compétente à l'égard de certains agents contractuels exerçant des fonctions d'enseignement, d'éducation, de psychologue de l'éducation nationale au sein des écoles publiques et des établissements publics d'enseignement de Polynésie française.

Références :

• Vu la loi organique n°2004-192 du 27 février 2004 portant statut d'autonomie de la Polynésie française ;
• Vu le décret n°86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l’État ; 
• Vu le décret n° 2021-802 du 24 juin 2021 relatif aux agents non titulaires de l’État en Polynésie française ;
• Vu l'arrêté du 27 juin 2011 instituant des commissions consultatives paritaires compétentes à l'égard de certains agents contractuels exerçant leurs fonctions au sein du ministère chargé de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports ;
• Vu la convention n°99-16 du 22 octobre 2016 relative à l’éducation entre la Polynésie française et l’État.

Article 1 - Le présent règlement intérieur a pour objet de fixer les conditions de fonctionnement de la commission consultative paritaire compétente à l'égard de certains agents contractuels exerçant des fonctions d'enseignement, d'éducation, de psychologue de l'éducation nationale au sein des écoles publiques et des établissements publics d'enseignement de Polynésie française.

I - Convocation des membres de la commission

Article 2 - La commission se réunit sur convocation de son président. L'acte portant convocation est adressé par voie électronique, aux adresses académiques et aux adresses mails fonctionnelles des organisations syndicales élues, aux membres de la commission de préférence quinze jours et en tout état de cause au moins huit jours avant la séance. Il fixe l'ordre du jour.

Article 3 - Le président de la commission convoque les membres titulaires et informe les membres suppléants. Il en informe leur chef de service. Les convocations sont, en principe, adressées aux membres titulaires de la commission huit jours avant la date de la réunion.

L’ensemble de ces personnels est informé de la date, de l'heure, du lieu et de l'ordre du jour de la réunion, ainsi que destinataire de la transmission, dans les conditions définies à l'article 5 du présent règlement intérieur, de tous les documents communiqués aux membres de la commission.

Tout membre titulaire de la commission qui ne peut répondre à la convocation doit en informer immédiatement le président ou son représentant.

S'il s'agit d'un représentant titulaire de l'administration, le président convoque alors l'un des représentants suppléants de l'administration.

S'il s'agit d'un représentant titulaire du personnel, le président convoque le 1er suppléant proclamé élu au titre de la même liste que le représentant titulaire empêché. Si le suppléant convoqué avertit à son tour le président qu'il ne pourra assister aux travaux de la commission, ce dernier convoque s'il existe, le suppléant suivant proclamé élu au titre de la même liste. Le président ou son représentant informe le chef de service de cette convocation.

Les suppléants peuvent assister aux séances de la commission sans pouvoir prendre part aux débats. Ils n'ont voix délibérative qu'en l'absence des titulaires qu'ils remplacent.

Au début de la réunion, le président communique à la commission la liste des participants en précisant s’ils sont présents en qualité de titulaire ou de suppléant.

Article 4 - Les experts sont convoqués par le président quarante-huit heures au moins avant le début de la réunion.

Article 5 - L’ordre du jour de chaque réunion de la commission est arrêté par le président. Cet ordre du jour, accompagné autant que possible des documents qui s’y rapportent, est adressé aux membres de la commission en même temps que les convocations.

S'ils ne peuvent être transmis en même temps que les convocations et que l'ordre du jour, les documents qui se rapportent à cet ordre du jour doivent être adressés aux membres de la commission au moins huit jours avant la date de la réunion.

Dans le cas où la transmission de certains documents s'avère difficile, une procédure de consultation sur place est organisée.
 

II - Déroulement des séances

Article 6 - Si les conditions de quorum exigées par l’article 23 de l’arrêté du 27 juin 2011 ne sont pas remplies, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de huit jours aux membres de la commission qui siège valablement si la moitié de ses membres sont présents.

Article 7 -Après avoir vérifié que le quorum est atteint, le président de la commission ouvre la réunion en rappelant les questions à l’ordre du jour.

La commission, à la majorité des membres présents ayant voix délibérative, décide, le cas échéant, d’examiner les questions dans un ordre différent de celui fixé par l’ordre du jour.

Article 8 -Le président est chargé de veiller à l’application des dispositions réglementaires auxquelles sont soumises les délibérations de la commission ainsi qu’à l’application du présent règlement intérieur. D’une façon plus générale, il est chargé d’assurer la bonne tenue et la discipline des réunions.

Article 9 - Le secrétariat est assuré par un représentant de l’administration qui peut ne pas être membre de la commission.

Pour faciliter l’établissement du procès-verbal, sous réserve de l’accord des participants, les débats sont enregistrés à l’exclusion de la partie des débats à huis-clos.

L’enregistrement est effacé après validation du procès-verbal.

Article 10 – Le secrétaire adjoint est désigné par la commission conformément à la proposition émise par les représentants du personnel ayant voix délibérative.

Ce secrétaire adjoint peut être soit un représentant du personnel ayant voix délibérative, soit un représentant suppléant du personnel assistant, en vertu de l’article 24 de l’arrêté du 27 juin 2011 et de l’article 12 du présent règlement intérieur, aux réunions de la commission sans pouvoir prendre part aux débats et aux votes.

Il est désigné au début de chaque réunion et pour la seule durée de cette réunion.

Article 11 - Les experts convoqués par le président de la commission en application de l’article 26 de l’arrêté du 27 juin 2011 et de l’article 4 du présent règlement intérieur n’ont pas voix délibérative.

Ils ne peuvent assister qu’à la partie des débats relative aux questions pour lesquelles ils ont été convoqués, à l’exclusion du vote.

Article 12 - Les documents utiles à l’information de la commission autres que ceux communiqués dans les conditions définies à l’article 5 du présent règlement intérieur peuvent être lus ou distribués pendant la réunion à la demande d’au moins un des membres de la commission ayant voix délibérative.

Les membres des commissions administratives sont soumis à l’obligation de discrétion professionnelle en ce qui concerne tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance en cette qualité.

Ils s’obligent notamment à la stricte confidentialité des documents de travail, avant la tenue de la commission paritaire.

Article 13  - La commission émet ses avis à la majorité des membres présents ayant voix délibérative.

Un membre quittant la séance peut donner délégation à tout autre membre de la commission, titulaire ou suppléant, pour voter en son nom.

Tout membre présent ayant voix délibérative peut demander qu’il soit procédé à un vote sur des propositions formulées par l’administration ou des propositions émanant d’un ou de plusieurs représentants du personnel ayant voix délibérative.

En toute matière, il ne peut être procédé à un vote avant que chaque membre présent ayant voix délibérative ait été invité à prendre la parole. S’il est procédé à un vote, celui-ci a normalement lieu à main levée. Toutefois, à la demande de l’un des membres de la commission ayant voix délibérative, le vote a lieu à bulletin secret. Les abstentions sont admises. 

Aucun vote par délégation n’est admis.

Article 14 - Le président peut décider une suspension de séance. Il prononce la clôture de la réunion après épuisement de l’ordre du jour.

Article 15 - Le secrétaire de la commission, assisté par le secrétaire adjoint, établit le procès-verbal de la réunion.

Ce document comporte la répartition des votes, sans indication nominative.

Le procès-verbal de la réunion, signé par le président et contresigné par le secrétaire ainsi que par le secrétaire-adjoint, est transmis sous réserves des contraintes de service dans un délai d’un mois, à chacun des membres titulaires et suppléants de la commission.

L’approbation du procès-verbal de la réunion constitue le premier point de l’ordre du jour de la réunion suivante.

Article 16 - Toutes facilités doivent être données aux membres de la commission pour exercer leurs fonctions.

Une autorisation spéciale d’absence est accordée, sur simple présentation de leur convocation, aux représentants titulaires du personnel, aux représentants suppléants du personnel appelés à remplacer des représentants titulaires empêchés ainsi qu’aux experts convoqués par le président en application du second alinéa de l’article 31 du décret n°82-451 du 28 mai 1982 et de l’article 3 du présent règlement intérieur.

La durée de cette autorisation comprend :

• la durée prévisible de la réunion,
• les délais de route,
•  un temps égal à la durée prévisible de la réunion qui est destiné à la préparation et au compte rendu des travaux de la commission. Ce temps ne saurait être inférieur à une demi-journée, ni excéder deux journées.

Sur présentation de la lettre du président de la commission les invitant à cette réunion, les représentants suppléants du personnel qui souhaitent assister à cette réunion sans avoir voix délibérative et sans pouvoir prendre part aux débats ont également droit à une autorisation spéciale d’absence calculée selon les modalités ci-dessus. A la différence des membres convoqués pour assister avec voix délibérative, les suppléants qui assistent sans voix délibérative ne sont pas indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour.

III - Dispositions particulières à la procédure disciplinaire

Article 17 - Les dispositions des articles précédents s’appliquent lorsque la commission siège en formation disciplinaire.

La consultation par les membres de la commission du dossier individuel de l’agent incriminé et de tous les documents annexes doit être organisée dans les conditions définies au troisième alinéa de l’article 5 du présent règlement.

Article 18 - L’agent déféré devant la commission siégeant en formation disciplinaire est convoqué par le président de la commission quinze jours au moins avant la date de la réunion, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre notifiée par voie d’huissier ou remise en main propre contre signature.

Article 19 - Si l’agent déféré devant la commission siégeant en formation disciplinaire, ou son défenseur, ne répond pas à l’appel de son nom lors de la réunion de la commission et s’il n’a pas fait connaître des motifs légitimes d’absence, l’affaire est examinée au fond.

Article 20 - Le président de la commission informe celle-ci des conditions dans lesquelles l’agent déféré devant elle et, le cas échéant, son défenseur, ont été mis en mesure d’exercer leur droit à recevoir communication intégrale, en application du troisième alinéa de l’article 44 du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986, du dossier individuel et de tous documents annexes.

Les observations écrites qui ont pu être présentées par l’agent dont le cas est évoqué, sont lues en séance.

S’ils se sont présentés devant la commission, l’agent dont le cas est évoqué et, le cas échéant, son défenseur, assistent aux opérations prévues par les deux alinéas précédents.

La commission entend séparément les témoins cités par l’administration et par l’agent dont le cas est évoqué.

Une confrontation des témoins, ou une nouvelle audition d’un témoin déjà entendu, peuvent être demandées soit par un membre de la commission, soit par l’agent dont le cas est évoqué ou son défenseur.

L’agent dont le cas est évoqué et, le cas échéant, son défenseur, peuvent, s’ils le souhaitent, assister aux auditions et confrontations de témoins prévues par les deux alinéas précédents.

Avant que la commission ne commence à délibérer, l’agent dont le cas est évoqué ou son défenseur sont invités à présenter d’ultimes observations.

Article 21 - La commission délibère hors de la présence de l’agent déféré devant elle, de son défenseur et des témoins. 

Elle émet un avis motivé sur la sanction éventuelle à infliger.

Si plusieurs propositions de sanction sont formulées, le président met aux voix ces propositions dans l’ordre décroissant de leur sévérité jusqu’à ce que l’une de ces propositions recueille l’accord de la majorité des membres présents. 

Si aucune des propositions soumises à la commission, y compris celle consistant à ne pas prononcer de sanction, n’obtient l’accord de la majorité des membres présents, la commission est considérée comme ayant été consultée mais comme ne s’étant prononcée en faveur d’aucune solution.

Article 22 - L'administration notifie à l’agent la sanction dont il a fait l'objet par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre notifiée par voie d’huissier ou remise en main propre contre signature.

Publication au Journal Officiel de la Polynésie française