Règlement intérieur de la CAPL unique des ATSS et ATRF

Arrêté n°6644-2023 VR du 31 août 2023 portant approbation du règlement intérieur de la commission administrative paritaire instituée auprès du vice-recteur de Polynésie française compétente à l’égard de certains personnels des filières administrative, sociale, de santé ou de recherche et formation

Paru au Journal Officiel 2023 de la Polynésie française n° 73 du 12/09/2023 à la page 20111 dans la partie ACTES RÉGLEMENTAIRES DU HAUT-COMMISSAIRE

Le vice-recteur de Polynésie française

Vu la loi organique n° 2004-192 du 27 février 2004 ; code général de la fonction publique ; décret n°82-451 du 28 mai 1982 ; arrêté du 26 avril 2022 instituant des commissions administratives paritaires au sein des ministères chargés de l'éducation nationale, de la jeunesse, des sports et de l'enseignement supérieur ; règlement intérieur type annexé établi en application de l'article 29 du décret n°82-451 du 28 mai 1982

ARRÊTE

Article 1 - Le règlement intérieur de la commission administrative paritaire locale unique instituée auprès du vice-recteur de Polynésie française compétente à l'égard des attachés d'administration de l’État, des secrétaires administratifs de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, des adjoints administratifs de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, des adjoints techniques des établissements d'enseignement, des conseillers techniques de service social des administrations de l’État, des assistants de service social des administrations de l’État, des infirmiers de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, des techniciens de l'éducation nationale, des adjoints techniques de recherche et formation du ministère chargé de l'enseignement supérieur, ci-annexé, est approuvé.

Article 2 - Le règlement ci-annexé annule et remplace le règlement approuvé par arrêté n°1586-2023 VR du 23 février 2023, paru au Journal Officiel de la Polynésie française 2023 n°19 du 7 mars 2023.

Article 3 - Le secrétaire général du vice-rectorat de Polynésie française est chargé de l'exécution du présent arrêté qui sera publié au Journal Officiel de la Polynésie française.

Fait à Papeete, le 31 août 2023

Le vice-recteur de Polynésie française
Thierry TERRET

Annexe

Règlement intérieur de la commission administrative paritaire locale unique instituée auprès du vice-recteur de Polynésie française compétente à l'égard des attachés d'administration de l'État, des secrétaires administratifs de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, des adjoints administratifs de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, des adjoints techniques des établissements d'enseignement, des conseillers techniques de service social des administrations de l'État, des assistants de service social des administrations de l'État, des infirmiers de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, des techniciens de l'éducation nationale, des adjoints techniques de recherche et formation du ministère chargé de l'enseignement supérieur.

Références :

Article 1 - Le présent règlement intérieur a pour objet de fixer, dans le cadre des lois et règlements en vigueur, les conditions de travail de la commission administrative paritaire locale unique instituée auprès du vice-recteur de Polynésie française compétente à l'égard des attachés d'administration de l'État, des secrétaires administratifs de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, des adjoints administratifs de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, des adjoints techniques des établissements d'enseignement, des conseillers techniques de service social des administrations de l'État, des assistants de service social des administrations de l'État, des infirmiers de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, des techniciens de l'éducation nationale, des adjoints techniques de recherche et formation du ministère chargé de l'enseignement supérieur.

I - Convocation des membres de la commission

Article 2 - La commission administrative paritaire se réunit sur convocation de son président. L'acte portant convocation est adressé par voie électronique, aux adresses académiques et aux adresses mails fonctionnelles des organisations syndicales élues, aux membres de la commission de préférence quinze jours et en tout état de cause au moins huit jours avant la séance. Il fixe l'ordre du jour.

Article 3 - Le président de la commission convoque les membres titulaires et informe les membres suppléants. Il en informe leur chef de service. Les convocations sont, en principe, adressées aux membres titulaires de la commission huit jours avant la date de la réunion.

L’ensemble de ces personnels est informé de la date, de l'heure, du lieu et de l'ordre du jour de la réunion, ainsi que destinataire de la transmission, dans les conditions définies à l'article 5 du présent règlement intérieur, de tous les documents communiqués aux membres de la commission.

Tout membre titulaire de la commission qui ne peut répondre à la convocation doit en informer immédiatement le président ou son représentant.

S'il s'agit d'un représentant titulaire de l'administration, le président convoque alors l'un des représentants suppléants de l'administration.

S'il s'agit d'un représentant titulaire du personnel, le président convoque le suppléant désigné par l’organisation syndicale parmi les suppléants de la liste qu’elle a présentée et au titre de laquelle aurait dû siéger le membre titulaire empêché ou, le cas échéant, désignés en application de l’article 9 du décret n°81-451 du 28 mai 1982. Le président ou son représentant informe le chef de service de cette convocation.

Les suppléants peuvent assister aux séances de la commission sans pouvoir prendre part aux débats. Ils n'ont voix délibérative qu'en l'absence des titulaires qu'ils remplacent.

Au début de la réunion, le président communique à la commission la liste des participants en précisant s’ils sont présents en qualité de titulaire ou de suppléant.

Article 4 - Les experts sont convoqués par le président de la commission administrative paritaire quarante-huit heures au moins avant l’ouverture de la réunion.

Conformément à l'article 31 du décret n° 82-451 du 28 mai 1982 modifié, le président de la commission peut convoquer des experts à la demande de l'administration ou à la demande des représentants du personnel afin qu'ils soient entendus sur un point inscrit à l'ordre du jour.

Les experts ne peuvent assister qu'à la partie des débats, à l'exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée.

Article 5 - Dans le respect des dispositions de l'article 25 du décret n° 82-451 du 28 mai 1982 susvisé, l'ordre du jour de chaque réunion de la commission est arrêté par le président. Cet ordre du jour, accompagné autant que possible des documents qui s'y rapportent, est adressé aux membres de la commission administrative en même temps que les convocations.

S'ils ne peuvent être transmis en même temps que les convocations et que l'ordre du jour, les documents qui se rapportent à cet ordre du jour doivent être adressés aux membres de la commission de préférence quinze jours, et en tout état de cause au moins huit jours, avant la date de la réunion.

Dans le cas où la transmission de certains documents s'avère difficile, une procédure de consultation sur place, permettant une appropriation suffisante, est organisée.

II - Déroulement des réunions de la commission

Article 6 - Conformément à l’article L.263-1 du code général de la fonction publique, seuls les représentants des personnels relevant de la même catégorie que celle de l’agent dont la situation individuelle ou disciplinaire est examinée devant la commission administrative paritaire peuvent siéger.

Si les trois quarts au moins du nombre total des représentants de l'administration et du personnel déclarés habilités à siéger selon les dispositions législatives et réglementaires en vigueur, ne sont pas présents, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de huit jours aux membres de la commission qui siège alors valablement si la moitié de ses membres sont présents.

Toutefois, lorsque la commission administrative paritaire doit examiner une question relative à la situation individuelle ou disciplinaire d’un fonctionnaire et en cas d'absence d'un représentant des personnels appartenant à la même catégorie (A, B ou C), un tirage au sort est réalisé pour compléter la composition de celle-ci lors de la réunion au cours de laquelle la situation individuelle ou disciplinaire est inscrite à l’ordre du jour, conformément aux dispositions de l’article 34 du décret n°82-451 du 28 mai 1982.

L’administration organise le tirage au sort parmi l’ensemble des agents de la catégorie considérée relevant du périmètre de la commission administrative paritaire et en informe les organisations syndicales représentées au sein de la commission qui peuvent assister à l’opération.

Dans la mesure du possible il est procédé au tirage au sort au moment de l’installation de la commission et pour la durée du mandat de celle-ci. L’administration pourra de nouveau recourir à cette procédure en cas de refus d’un agent tiré au sort de siéger au sein de la commission.

Le ou les agent(s) tiré(s) au sort est/sont convoqué(s) à la réunion de la commission dans les mêmes conditions que les membres titulaires. Il(s) a/ont voix délibérative et bénéficie(nt) des facilités prévues à l’article 16 du présent règlement. Le chef de service est informé de cette convocation.

Article 7 - Après avoir vérifié que le quorum est réuni, le président de la commission ouvre la réunion en rappelant les questions inscrites à l'ordre du jour.

La commission, à la majorité des membres présents ayant voix délibératives, décide, le cas échéant, d'examiner les questions dans un ordre différent de celui fixé par l'ordre du jour.

Article 8 - Le président est chargé de veiller à l'application des dispositions réglementaires auxquelles sont soumises les délibérations de la commission ainsi qu'à l'application du présent règlement intérieur. D'une façon plus générale, il est chargé d'assurer la bonne tenue et la discipline des réunions.

Article 9 - Le secrétariat est assuré par un représentant de l'administration qui ne peut être membre de la commission administrative paritaire.

Pour faciliter l’établissement du procès-verbal, sous réserve de l’accord des participants, les débats sont enregistrés à l’exclusion de la partie des débats à huis-clos. L’enregistrement est effacé après validation du procès-verbal.

Article 10 – La personne qui remplit les fonctions de secrétaire adjoint est désignée par la commission conformément à la proposition émise par les représentants du personnel ayant voix délibérative. Ce secrétaire adjoint peut être soit un représentant du personnel ayant voix délibérative, soit un représentant suppléant du personnel assistant, en vertu de l’article 31 du décret n°82-451 du 28 mai 1982 et de l’article 11 du présent règlement intérieur, aux réunions de la commission sans pouvoir prendre part aux débats et aux votes.

La désignation a lieu au début de chaque réunion de la commission et pour la seule durée de cette réunion.

Article 11 - Les experts convoqués par le président de la commission administrative paritaire en application du second alinéa de l'article 31 du décret n° 82-451 du 28 mai 1982 et de l'article 4 du présent règlement intérieur n'ont pas voix délibérative. Ils ne peuvent assister qu'à la partie des débats relative aux questions pour lesquelles ils ont été convoqués.

Article 12 - Les documents utiles à l'information de la commission autres que ceux communiqués dans les conditions définies à l'article 5 du présent règlement intérieur peuvent être lus ou distribués pendant la réunion à la demande d'au moins un des membres de la commission ayant voix délibérative, avec l’accord du président.

Conformément au dernier alinéa de l’article 39 du décret du 28 mai 1982 susvisé, les membres des commissions administratives sont soumis à l’obligation de discrétion professionnelle en ce qui concerne tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance en cette qualité. Ils s’obligent notamment à la stricte confidentialité des documents de travail, avant la tenue de la commission paritaire.

Article 13 - La commission émet ses avis à la majorité des membres présents ayant voix délibérative.

Un membre quittant la séance peut donner délégation à tout autre membre de la commission, titulaire ou suppléant, pour voter en son nom.

Tout membre présent ayant voix délibérative peut demander qu'il soit procédé à un vote sur des propositions formulées par l'administration ou des propositions émanant d'un ou de plusieurs représentants du personnel ayant voix délibérative.

En toute matière, il ne peut être procédé à un vote avant que chaque membre présent ayant voix délibérative ait été invité à prendre la parole. S’il est procédé à un vote, celui-ci a normalement lieu à main levée. Toutefois, à la demande de l’un des membres de la commission ayant voix délibérative, le vote a lieu à bulletin secret. Les abstentions sont admises.

Article 14 - Le président peut décider une suspension de séance. Il prononce la clôture de la réunion après épuisement de l'ordre du jour.

Article 15 - Le secrétaire de la commission, assisté par le secrétaire adjoint, établit le procès-verbal de la réunion.

Ce document comporte, entre autres, la répartition des votes, sans indication nominative.

Le procès-verbal de la réunion, signé par le président et contresigné par le secrétaire ainsi que par le secrétaire-adjoint, est transmis sous réserves des contraintes de service dans un délai d’un mois, à chacun des membres titulaires et suppléants de la commission.

L'approbation du procès-verbal de la réunion constitue le premier point de l'ordre du jour de la réunion suivante.

Article 16 - Toutes facilités doivent être données aux membres de la commission pour exercer leurs fonctions.

Une autorisation spéciale d’absence est accordée, sur simple présentation de leur convocation, aux représentants titulaires du personnel, et sur simple présentation de leur invitation, aux représentants suppléants du personnel ainsi qu’aux experts convoqués par le président en application du second alinéa de l’article 31 du décret n°82-451 du 28 mai 1982 et de l’article 3 du présent règlement intérieur. La durée de cette autorisation comprend :

la durée prévisible de la réunion,
les délais de route,
un temps égal à la durée prévisible de la réunion qui est destiné à la préparation et au compte rendu des travaux de la commission. Ce temps ne saurait être inférieur à une demi-journée, ni excéder deux journées.

Sur présentation de la lettre du président de la commission les invitant à cette réunion, les représentants suppléants du personnel qui souhaitent assister à cette réunion sans avoir voix délibérative et sans pouvoir prendre part aux débats ont également droit à une autorisation spéciale d’absence calculée selon les modalités ci-dessus. A la différence des membres convoqués pour assister avec voix délibérative, les suppléants qui assistent sans voix délibérative ne sont pas indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour.

III - Dispositions particulières à la réunion à distance de la commission

Article 17 - En cas d'urgence ou de circonstances exceptionnelles, et, dans ce dernier cas, sauf opposition de la majorité des membres représentants du personnel, le président de la commission peut décider qu'une séance sera organisée par conférence audiovisuelle ou à défaut téléphonique, sous réserve que le président soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées en début de celle-ci, afin que :

N'assistent que les personnes habilitées à l'être. Le dispositif doit permettre notamment l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ;
Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats ;
Le cas échéant, lorsque le vote a lieu à bulletin secret à la demande de l’un des membres titulaires de la commission, le secret du vote soit garanti par tout moyen.

Article 18 - En cas d'impossibilité de tenir ces réunions selon les modalités fixées à l’article précédent, à l'exception des commissions qui se réunissent en matière disciplinaire, le président de la commission peut décider qu'une réunion sera organisée par tout procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique.

Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon qu'ils puissent répondre dans le délai prévu pour la réunion.

Article 19 - Les modalités de réunion, d’enregistrement et de conservation des débats et échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par la commission sont précisés par la commission, en premier point de l’ordre du jour de la réunion. Un compte-rendu écrit détaille les règles déterminées applicables pour la tenue de la réunion.

IV - Dispositions particulières à la procédure disciplinaire

Article 20 - Les dispositions des articles précédents s'appliquent lorsque la commission siège en formation disciplinaire à l’exception du sixième alinéa de l’article 3 relatif à la participation des suppléants aux débats et du deuxième alinéa de l’article 13 relatif à la possibilité pour un membre quittant la séance de donner délégation à tout autre membre de la commission pour voter en son nom.

La consultation par les membres de la commission du dossier individuel du fonctionnaire incriminé et de tous les documents annexes doit être organisée dans les conditions définies au troisième alinéa de l'article 5 du présent règlement intérieur.

Article 21 - Le fonctionnaire dont la situation est examinée devant la commission administrative paritaire siégeant en formation disciplinaire est convoqué par le président de la commission quinze jours au moins avant la date de la réunion, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre notifiée par voie d’huissier ou par remise en main propre contre signature.

Article 22 - Sous réserve de l'accord exprès du fonctionnaire dont la situation est examinée devant la commission siégeant en formation disciplinaire, la tenue d'une commission en matière disciplinaire peut être exceptionnellement autorisée selon les modalités prévues à l’article 17 du présent règlement et dans le respect des dispositions du décret n°84-961 du 25 octobre 1984 relatif à la procédure disciplinaire concernant les fonctionnaires de l’État.

Article 23 - Si le fonctionnaire dont la situation est examinée devant la commission administrative paritaire siégeant en formation disciplinaire, ou son ou ses défenseurs, ne se présente pas devant la commission, n’a pas fait connaître des motifs légitimes d’absence, n’a pas demandé de report de la commission ou si sa demande de report n’a pas été acceptée à la majorité des membres présents, le président peut décider que l’affaire est examinée au fond.

Article 24 - Le président de la commission informe celle-ci des conditions dans lesquelles le fonctionnaire dont la situation est examinée devant elle et, le cas échéant, son ou ses défenseurs, ont été mis en mesure d'exercer leur droit à recevoir communication intégrale du dossier individuel et de tous les documents annexes en application de l'article 5, alinéa 1, du décret n° 84-961 du 25 octobre 1984 relatif à la procédure disciplinaire.

Le rapport écrit prévu à l'article 2, alinéa 2 du décret n° 84-961 du 25 octobre 1984 ainsi que les observations écrites qui ont pu être présentées en application de l'article 3, alinéa 1 du décret n° 84-961 du 25 octobre 1984, par le fonctionnaire dont le cas est évoqué, sont lus en séance.

S'ils se sont présentés devant la commission, le fonctionnaire dont le cas est évoqué et, le cas échéant, son ou ses défenseurs, assistent aux opérations prévues par les deux alinéas précédents.

La commission entend séparément les témoins cités par l'administration et par le fonctionnaire dont le cas est évoqué.

Une confrontation des témoins, ou une nouvelle audition d'un témoin déjà entendu, peuvent être demandées soit par un membre de la commission, soit par le fonctionnaire dont le cas est évoqué ou son ou ses défenseurs.

Le fonctionnaire dont le cas est évoqué et, le cas échéant, son ou ses défenseurs, peuvent, s'ils le souhaitent, assister aux auditions et confrontations de témoins prévues par les deux alinéas précédents.

Avant que la commission ne commence à délibérer, le fonctionnaire dont le cas est évoqué ou son ou ses défenseurs sont invités à présenter d'ultimes observations.

Article 25 - La commission délibère hors de la présence du fonctionnaire dont la situation est examinée devant elle, de son ou ses défenseurs, des témoins et des experts. Elle émet un avis motivé au titre de l’une des sanctions, réparties en quatre groupes, définies à l’article L533-1 du code général de la fonction publique.

Seuls les membres de la commission ayant voix délibérative et ayant assisté à l’intégralité des débats relatifs à l’agent dont la situation est examinée, peuvent émettre un avis sur la sanction éventuelle à infliger à celui-ci.

Si plusieurs propositions de sanction sont formulées, le président met aux voix ces propositions dans l'ordre décroissant de leur sévérité jusqu'à ce que l'une de ces propositions recueille l'accord de la majorité des membres présents. Si aucune des propositions soumises à la commission, y compris celle consistant à ne pas prononcer de sanction, n'obtient l'accord de la majorité des membres présents, la commission est considérée comme ayant été consultée mais comme ne s'étant pas prononcée en faveur d'aucune solution.

Article 26 - L'administration notifie au fonctionnaire la sanction dont il a fait l'objet par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre notifiée par voie d’huissier ou remise en main propre contre signature.

Article 27 - Le présent règlement intérieur de la commission administrative paritaire locale unique instituée auprès du vice-recteur de Polynésie française compétente à l'égard des attachés d'administration de l’État, des secrétaires administratifs de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, des adjoints administratifs de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, des adjoints techniques des établissements d'enseignement, des conseillers techniques de service social des administrations de l’État, des assistants de service social des administrations de l’État, des infirmiers de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, des techniciens de l'éducation nationale, des adjoints techniques de recherche et formation du ministère chargé de l'enseignement supérieur est approuvé.

Publication au Journal Officiel de la Polynésie française